Der er praktisk talt ikke en eneste virksomhed, der kan komme igennem en uges arbejde, uden at arrangere nogle møder. Så snart der er mere end et par ansatte bliver det nemlig nødvendigt, at samle de rigtige mennesker i et mødelokale, og så få gennemgået en række ting. Nogle gange handler det om, at distribuere information ud til de rigtige mennesker. Andre gange handler det om, at samle de relevante kompetencer på ét sted, så man på effektiv vis kan løse en problemstilling. Der findes altså flere forskellige typer af møder ? og hvert af dem tjener et formål.
Det er dog ikke altid, at et møde går særligt godt. Mange ansatte i danske virksomheder finder en stor del af de møder, som de deltager i, frustrerende eller ligegyldige. Når et møde ikke på effektiv vis uddeler information, eller løser problemer, så generer det alle der deltager i mødet. Det store spørgsmål er selvfølgeligt, hvordan man arrangerer et rigtigt godt møde.
Her er det særligt de praktiske ting, der skal være helt på plads. Før du arrangerer et møde, skal du eksempelvis sikre dig, at du har et fuldt overblik over hvem der skal indkaldes. Når du ved, hvem der skal deltage i mødet, så skal du finde en dato og et tidspunkt, hvor alle kan være med. Efter at have sammenlignet kalendere på kryds og tværs, skal du så finde et mødelokale, hvor der er plads til alle dem, der skal deltage. Dette mødelokale skal du så på en eller anden måde sikre dig er ledigt, på den dag, hvor mødet skal foregå. Du skal så også gerne have noteret dig, hvad der kommer til at være brug for af udstyr, forplejning og så videre. Når alt det er gjort, så skal du selvfølgeligt også lige sørge for, at alle udgifter og lignende bliver registreret på korrekt vis.
Det er samlet set opskriften på et rigtigt godt møde. Der er rigtigt mange forskellige elementer, og de spiller sammen på måder, der gør dem rigtige komplekse at arbejde med. Det er altså ikke nok, at man kender opskriften: den skal også være let at udføre.
Her kan det godt betale sig, at kigge på de forskellige systemer til mødelokale booking. De bedste af disse systemer rækker nemlig ud over bare mødebookingen: de håndterer også alle de andre elementer, der skal til, for at arrangere et rigtigt godt møde. Et godt system til mødebooking kan selv slå op i kalenderen for alle de indkaldte, og finde frem til det rette tidspunkt for mødet. Systemet har det fulde overblik over mødelokalerne, deres kapacitet og deres tilgængelighed. Systemet kan markere et mødelokale som optaget i et bestemt tidsrum, og sikre, at der ikke sker dobbelt-bookinger. Hvis systemet virkeligt er godt, så giver det også plads til at notere udstyr og forplejning, og taler selv sammen med de systemer der håndtere udgifter med videre.
